En samlet undervisningsmiljøvurdering for hele universitetet

Oprindeligt havde de på Syddansk Universitet besluttet, at undervisningsmiljøvurderingerne skulle foretages på institut-/fakultetsniveau, men undervejs ændrede de planen – og lavede en samlet undervisningsmiljøvurdering for hele universitetet.

Det var en undervisningsmiljørepræsentant i arbejdsmiljøudvalget, der i 2003 forslog at ændre procedurerne for udarbejdelsen af undervisningsmiljøvurderingerne på Syddansk Universitet. På det tidspunkt havde kun få institutter nemlig fået udarbejdet den lovpligtige undervisningsmiljøvurdering. Da erfaringerne tilmed viste, at gennemførelsen af handleplanerne ofte landede mellem to stole blev det besluttet at lave en fælles UMV for hele universitet.

Kortlægning nødvendig?
Den udfordrende opgave blev gennemført af en arbejdsgruppe bestående af tre studerende, sekretæren for arbejdsmiljøudvalget, og en fuldmægtig på
studiekontoret.

Fakta

Syddansk Universitet har cirka 16.000 studerende fordelt på afdelinger i Odense, Kolding, Sønderborg og Esbjerg. Cirka 10 procent af de studerende er udenlandske.

I første omgang skelede de til, hvad der var blevet lavet på andre universiteter, men valgte at udarbejde deres eget elektroniske netbaserede spørgeskema til kortlægningen af undervisningsmiljøet. Rektor Jens Oddershede fortæller ærligt:

- Jeg var ikke sikker på, om en kortlægning var nødvendig, men jeg måtte jo erkende, at der var spørgsmål ang. undervisningsmiljøet, jeg ikke kunne svare på. Han fortsætter: Der også var en vis nervøsitet for, hvad der ville komme frem ved undersøgelsen. Men det er alligevel bedre at vide, hvad problemerne er og meddele, at man ikke har ressourcer til at gøre noget ved dem – end ikke at vide, hvad problemerne er og ikke forholde sig til dem.

Engelsk version af spørgeskemaet af hensyn til udenlandske studerende
I arbejdsgruppen var der var enighed om, at selvom kortlægningen skulle afdække alle områder af undervisningsmiljøet måtte hverken spørgeskemaet eller den efterfølgende rapport blive mammutværker. Spørgeskemaet skulle kunne besvares på en halv time, ellers ville de studerende måske opgive halvvejs. Der blev også lavet en engelsk version, idet Syddansk Universitet har en stor del udenlandske studerende, og det var vigtigt, at deres mening også blev hørt.

Rolige læsepladser i de såkaldte 'studiezoner'. Læsepladserne har længe været på ønskesedlen hos de studerende og efter to tilbygninger er de blevet en realitet.

Grundig test af spørgeskemaet
Rollefordelingen i arbejdsgruppen var den, at sekretæren i arbejdsmiljøudvalget, Steen Dyrekilde, var tovholder og satte de praktiske rammer for arbejdet, men det var i høj grad de studerende i gruppen, der udførte selve arbejdet. De udformede spørgeskemaet i samarbejde med statistikeren Jacob Jensen, og de testede skemaet man-ge gange på forskellige grupper, bl.a. 40 faglige ledere. Arbejdsgruppen og arbejdsmiljøudvalget understreger vigtigheden af, at spørgeskemaet er af høj kvalitet, så man er sikker på at få de rigtige data.

- Det er et stort arbejde at udarbejde et godt spørgeskema, og det kræver faktisk professionel assistance på det her niveau. Derfor var det en fordel, at vi havde ressourcerne på stedet, siger Jens Oddershede.

Kampagne førte til høj besvarelsesprocent
Det var de studerende, der stod for bearbejdningen af selve datamaterialet. Ligeledes søsatte de en kampagne for at skabe opmærksomhed omkring undersøgelsen. Kampagnen bestod bl.a. i, at de opsatte plakater over hele universitetet, udlovede præmier, og bad undervisere i de store auditorier opfordre de studerende til at udfylde spørgeskemaet, der blev sendt til dem via deres officielle email-adresse. To af de studerende i arbejdsgruppen, Anja Klinge-Christensen og Michael Krone er overbeviste om, at kampagnen havde en effekt.

- Uden den havde vi ikke fået nær så mange besvarelser, siger de samstemmende.

Ejerskab til proces og produkt vigtig
Ambitionen i arbejdsgruppen var, at UMVen skulle være et brugbart produkt, men for de studerende medlemmer af gruppen har processen været lige så betydningsfuld.

- Det ville ikke have givet det samme, hvis vi bare havde brugt et standardskema. Tilbagemeldingerne ville heller ikke være blevet så gode, fordi de studerende ikke ville have brugt tid på at besvare spørgsmålene, hvis de ikke var specifikt relateret til dem, siger  Jens Oddershede.

Spørgeskemaet rummede også muligheden for kommentarer, og den chance havde en del af de studerende grebet. Nogle havde tydeligvis brugt lang tid på at skrive kommentarer, og derigennem kom der også nogle værdifulde oplysninger.

Handleplan sendt til høring
Inden den endelige handleplan blev udarbejdet, blev resultaterne af kortlægningen sendt til høring hos de ansvarlige i ledelsen for de forskellige afdelinger, heri blandt servicechefen og bygningschefen. Dette blev gjort for at få reaktionerne med fra deres områder og udrede, hvad der evt. kunne gøres eller hvilke forbedringer, der allerede var lagt planer for. Derved undgik de dobbeltarbejde og uhensigtsmæssige overlap.

Information til de studerende om resultatet af undervisningsmiljøvurderingen
Alt materiale er blevet lagt på universitets hjemmeside efterhånden, som der er kommet resultater frem. Således kan man i dag finde både undersøgelsesdata, rapport og handleplan på studenterportalen. Derudover blev der også bragt en artikel i studenterbladet RUST.

- Det er vigtigt, at de studerende kan se, at der bliver gjort noget for undervisningsmiljøet, siger rektor Jens Oddershede.

Og Anja Klinge-Christensen og Michael Krone understreger:

- Det har været vigtigt for processen at have opbakningen fra rektor og den generelle støtte fra ledelsens side.

Nødvendigt med opfølgning på handleplan
Jens Oddershede udtrykker også tilfredshed med indsatsen i forhold til undervisningsmiljøet.

- Vi er glade for, at vi har lavet UMVen – det kan vi godt anbefale andre. Men den skal følges op i form af en konkret handleplan, for ellers er det faktisk værre end ikke at have foretaget en kortlægning, siger han.