Kommunikationsstrategi

Kommunikationsstrategi for DCUM 2012-2015.

Formål
Kommunikationsstrategien skal understøtte DCUM’s mission, vision og strategi. Den skal sikre en gennemgående og genkendelig rød tråd i DCUM’s budskaber, definere stil og tone samt prioritere målgrupper og kanaler. Strategien skal skabe synergi i DCUM’s kommunikation.

Kommunikationsmålene og målgrupperne er defineret med afsæt i det strategiske fundament.

Strategiens enkelte elementer sikrer, at den er operationel.

Platform
DCUM’s kommunikationsplatform skal sikre, at

• DCUM kommunikerer fra samme strategiske udgangspunkt
• der en rød tråd i det, vi kommunikerer og signalerer
• DCUM kommunikerer klart og klogt
• vi undgår modstridende budskaber og en uklar profil.

Indholdet i DCUM’s kommunikation skal afspejle et højt kompetenceniveau samtidig med at formidlingen skal være tydelig og professionel. På den måde opnår centret synlighed, gennemslagskraft og et godt omdømme. Der er fire kommunikationsprincipper i kommunikationsplatformen. Principperne er konkrete anvisninger til, hvordan DCUM skal kommunikere:

• Målrettet
  Målrettet kommunikation betyder, at DCUM altid kommunikerer med et skarpt blik for modtageren. Budskaberne og kanalerne er altid målrettet den aktuelle målgruppe.
   
• Professionelt
  DCUM’s kommunikation skal have en høj standard og formidles professionelt. Det betyder, at alle skal bruge DCUM’s designskabeloner i al udgående kommunikation, så det visuelle udseende er genkendeligt og konsistent. Det betyder også, at pressen skal håndteres professionelt.
   
• Værdiskabende
  DCUM’s kommunikation skal være med til at tydeliggøre, at centrets arbejde har værdi for børns og unges trivsel, sundhed, udvikling og læring i deres hverdagsmiljø og dermed har værdi for hele samfundet.
   
• Strategisk
  DCUM udvælger strategisk, hvad der skal kommunikeres eksternt samt hvornår, hvordan og til hvem. DCUM kommunikerer altid med bevidsthed om, hvad der er formålet med kommunikationen. Vi viser sammenhænge og perspektiverer vores kommunikation ved fx at pege på nye løsningsmuligheder eller sætte genstandsfelter ind i en større kontekst. 

Kommunikationsmål
Kommunikationsmålene danner rammen for DCUM’s indsatser og budskaber. De overordnede mål med DCUM’s kommunikation er at gøre det klart at:

• børns og unges fysiske, psykiske og æstetiske miljø i dagtilbud og på uddannelsessteder har væsentlig betydning for deres trivsel, sundhed, udvikling og læring.
   
• godt samspil mellem børn eller unge og voksne omkring arbejdet med børnemiljø eller undervisningsmiljø er det bedste fundament for forbedring af børne- og undervisningsmiljøer.
   
• DCUM arbejder for at medvirke til at sikre og udvikle gode børne- og undervisningsmiljøer.

Målgrupper
DCUM har et komplekst målgruppe- og interessentbillede. De kan inddeles i fem overordnede grupper:

Dagtilbud, skoler og uddannelsessteder
Vi vil formidle målrettet og lettilgængelig viden om udvikling og arbejde med børne- og undervisningsmiljø ved at:

• give informative og handlingsorienterede råd og vejledning i spørgsmål om børne- og undervisningsmiljø
• besvare alle henvendelser inden for 5 dage
• reagere hurtigt ved spørgsmål og problemer, som kan bremse aktuelt arbejde med børne- og undervisningsmiljø fx henvendelser om hjælp til anvendelse af Termometeret eller Børnemiljøtermometeret
• formidle praksiserfaringer
• inddrage brugerne i udvikling og kommunikation
• henvise videre til andre relevante aktører/organisationer ved spørgsmål, der ligger uden for (men dog i tilknytning til) vores fagområde
• formidle indholdet af og grundlaget for de politiske beslutninger omkring børne- og undervisningsmiljø
• udarbejde og formidle redskaber, metoder, rapporter mv.
• stille elektroniske materialer gratis til rådighed, mens trykte materialer og fotokopier heraf kan bestilles i butikken på hjemmesiden.

De politiske beslutningstagere
Vi vil sikre, at de politiske beslutningstagere er opdateret om DCUM’s arbejde og visioner ved at:

• informere Børne- og undervisningsministeriet eller Uddannelsesministeriet (Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser) om planlagt omtale på hjemmesiden og anden offentliggørelse af undersøgelsesresultater af interesse for de respektive ministerområder senest 72 timer før offentliggørelsen
• prioritere dialog og møder med ministerierne, når de eller centret finder det relevant.

Samarbejdsparter
Vi vil tilstræbe synergi i kommunikationen, når vi ved, at samarbejdsparter beskæftiger sig med temaer, som kan fremme gode børnemiljøer og undervisningsmiljøer ved at:

• invitere til og indgå i relevante faglige samarbejder med dagtilbuds- og undervisningsverdenens aktører/organisationer
• involvere relevante eksperter og samarbejdsparter i formidlingen af DCUM’s budskaber og resultater, når vi vurderer det relevant og givtigt
• henvise videre til andre relevante aktører/organisationer ved spørgsmål, der ligger uden for (men dog i tilknytning til) vores fagområde.

Bestyrelsen
DCUM’s ledelse og medarbejdere vil sikre, at bestyrelsen kan være gode ambassadører for DCUM ved at:

• sætte nye bestyrelsesmedlemmer godt ind i DCUM og centrets genstandsfelter
• invitere til dialog og sparring i forbindelse med relevante, konkrete samarbejder.
• opfordre bestyrelsesmedlemmerne til at dele deres viden med os.

Medarbejderne
Medarbejderne kan være gode ambassadører for DCUM ved at:

• ved være velinformerede, have forståelse for, hvad der rører sig i samfundet som har relevans for DCUM’s arbejde og for hvor centret er på vej hen
• understøtte vidensdeling, udvikling og samarbejde på tværs af DCUM’s genstandsfelter og faglige delområder
• tænke egen fagspecifik kommunikation ind i DCUM’s overordnede kommunikationsstrategi

Budskaber
Udviklingen af DCUM’s budskaber sker på baggrund af kommunikationsmålene og i relation til målgrupperne. Fx kan budskaber til dagtilbud, skoler og uddannelsessteder være konkrete og handlingsanvisende, mens mere overordnede budskaber kan egne sig godt til politiske beslutningstagere. Vi tænker budskab før medie.

Kanaler
Kommunikationens mål, kontekst, målgruppe og budskab er afgørende for valget af kommunikationskanal. Vi kan generelt styrke DCUM’s gennemslagskraft ved at anvende flere kanaler – kanalmix. Derfor skal den enkelte medarbejder i dialog med kommunikationskonsulenten forholde sig til kommunikationskanalerne forud for en aktuel kommunikationsindsats. Kommunikationskanalerne kan inddeles i to grupper: egne kanaler, som er de kanaler DCUM har direkte adgang til og har et højt niveau af kontrol over og eksterne kanaler, som er de kanaler, hvor vores interessenter videreformidler vores budskaber, hvis de vurderer, at vores budskaber fortjener det.

Egne kanaler:

• Egne hjemmesider
• Breve og e-mails
• Nyhedsbrevet DCUM nyt
• Trykte og elektroniske materialer
• Konferencer og seminarer
• Kampagner
• Telefoniske henvendelser
• Egne sider på sociale medier
• Netværk DCUM driver eller deltager i
• Fokusgrupper.

Eksterne kanaler:

• Pressen
• Konferencer og foredrag.

Mål og succeskriterier for kanaler
EGNE KANALER

Egne hjemmesider
www.dcum.dk er DCUM’s centrale kommunikationskanal. Derforuden driver centret sammenmodmobning.dk og rebussite.eu. DCUM vil udvikle hjemmesiderne med henblik på at:

• skabe og bevare online-relationer til brugerne
• præsentere og sælge DCUM’s produkter
• skabe aktuelt, troværdigt og anvendeligt indhold
• påvirke brugernes holdninger til arbejdet med børne- og undervisningsmiljø positivt
• få brugerne til at handle og engagere sig i arbejdet med børne- og undervisningsmiljø
• markedsføre DCUM som brand
• invitere brugerne til dialog og meningstilkendegivelser
• gøre netstedet levende og æstetisk med passende billeder og grafik.

Breve og e-mails
Fysiske breve kan være gode opmærksomhedsskabere, da den generelle, daglige postmængde er dalet betydeligt. E-mailens styrke er at den er hurtig og billig til gengæld kan den let blive overset i mængden af elektronisk post. Al post, der udgår fra DCUM, er med til at tegne centret udadtil, derfor tilstræber vi at:

• indholdet er relevant for modtageren
• læsbarheder og tonen er god og at ortografi, grammatik og syntaks er korrekt
• vi overvejer hver gang om emnet skal formidles fysisk eller elektronisk.

Trykte og elektroniske materialer
Mediet til formidling af resultater, værktøjer og inspiration vælges afhængig af formål, modtagere og indhold.

• DCUM’s elektroniske materialer stilles gratis til rådighed via hjemmesiden
• DCUM’s materialer kan bestilles i butikken på hjemmesiden

Nyhedsbrevet DCUM nyt
DCUM’s nyhedsbrev er elektroniske og udsendes fra dcum.dk. DCUM vil:

• udsende minimum 10 nyhedsbreve om året
• formidle alt brugerrelevant nyt fra DCUM i nyhedsbrevet.

Konferencer og seminarer
DCUM kan afholde konferencer og seminarer om emner, der har interesse for en betydelig del af centrets brugere.

Kampagner
DCUM kan igangsætte og gennemføre kampagner.

Telefoniske henvendelser
Ved telefoniske henvendelser til DCUM prioriterer vi at:

• omstille til rette medarbejder
• ringe tilbage, hvis vi ikke har svar på rede hånd.

Egne sider på sociale medier
Det sociale handler om at være i kontakt med mennesker - med elever, studerende, lærere, undervisere, forældre, samarbejdspartnere og venner af centret. Med vores tilstedeværelse på udvalgte sociale medier håber centret, at kunne skabe kontakt på nye måder. Med Facebooksiderne Godt børnemiljø og Godt undervisningsmiljø på Facebook, hvor vil DCUM:

• formidle egne resultater og nyheder
• formidle relevant nyt fra andre
• invitere til udveksling af idéer og erfaringer.

Netværk
DCUM deltager i andre aktørers netværk og driver egne netværk for at samle viden og inspiration og for at sætte børnemiljø og undervisningsmiljø på dagsordenen i forskellige arenaer. Netværksdeltagelse styrker medarbejdernes faglige viden og profil og skaber værdifulde relationer til potentielle samarbejdsparter. Derfor vil DCUM:

• danne og drive egne netværk
• indgå i netværk, følgegrupper og ekspertgrupper, når vi skønner det ressourcemæssigt muligt, relevant og nyttigt for opfyldelsen af centrets fire styringsmål
• inddrage centrets bestyrelse som kontakt- og formidlingskanal til vores målgrupper.

Fokusgrupper
DCUM vil bruge fokusgrupper til samarbejde og dialog med centrets målgrupper omkring DCUM’s opgaveløsning generelt. Derfor vil centret:

• bruge fokusgrupper ved opstart af større projekter med henblik på at afklare brugernes behov og ønsker
• bruge fokusgrupper til evaluering med henblik på at afdække om materialer, værktøjer mv, bliver brugt og fungerer efter hensigten.

EKSTERNE KANALER

Pressen
En god relation til pressen er vigtig, når DCUM’s budskaber skal være synlige i den brede offentlighed. Derfor vil DCUM:

• bestræbe sig på at opretholde en god kontakt til eksterne medier, fx dags- og fagpresse ved at reagere så hurtigt som muligt med viden og svar af høj faglig kvalitet
• forsøge gennem en aktiv og målrettet formidling og dialog at præge mediedækningen inden for centrets genstandsfelter fx gennem pressemeddelelser og faglige artikler
• lade medarbejdere med relevant faglig viden udtale sig på deres fagområde
• udtale sig om DCUM’s overordnede holdninger og politiske spørgsmål gennem bestyrelsesformanden eller centerlederen

Konferencer og foredrag
Ved at være tilstede på konferencer som enten deltager eller oplægsholder får DCUM markeret sig som interesseret og aktuel aktør. Derfor vil DCUM ofte:

• være repræsenteret på relevante konferencer
• bidrage med oplæg, foredrag mv.
• formidle DCUM’s materialer via konferencestande.